Full-resum per a la gestió econòmica de cursos de postgrau

Gestió de les despeses

Cal tenir en compte que la forma de pagament habitual de la Universitat és mitjançant transferència i que per aquest motiu no es poden fer pagaments al comptat. Si necessiteu fer front a una despesa específica que no permeti la transferència bancària, per raons degudament justificades, cal que ens demaneu abans la forma de gestionar-la.

Les compres per import superior a 12.020,24€ s'han de tramitar mitjançant un expedient de contractació. Cal que consulteu abans de realitzar una despesa superior a aquest import.

La presentació dels documents per al tràmit de qualsevol despesa, s’ha de fer immediatament després que s’hagi produït l’esmentada despesa.

Tota la documentació econòmica ha de ser mecanografiada (propostes, faig constar, nòmines, autoritzacions de viatge, etc). Tots aquests documents no poden presentar-se amb rectificacions de qualsevol tipus (tampoc fetes amb typp-ex). Tenim a la vostra disposició el suport informàtic per als impresos de faig constar, declaració de no incompatibilitat, alta/baixa,modificació proveïdors, i remuneracions personal U.B. a l’adreça Internet:
http://www2.ub.edu/adminmedicina/afgenerals

Tipus de despesa i documentació a lliurar:

• Factures de proveïdors:

  • Factura amb el segell SICUB* on consti la signatura del responsable del curs, l’aplicació pressupostària i el NIF del proveïdor.

    Albarà signat pel receptor.

    Fitxa d’inventari quan es tracta de material inventariable.

  • Fitxa d’alta de proveïdor  (model 6) i fotocòpia de l’alta de l’IAE (si és el primer cop que aquest proveïdor treballa amb la Universitat).
     

  Pagament a personal de plantilla de la UB:

  • Imprès de nòmina (model 2) per al professorat i (model 1) per al PAS. Pel que fa al PAS, les hores que s’abonin hauran de ser justificades amb un certificat indicant dies i hores en que s’han efectuat, tenint en compte que les hores s’han de realitzar fora de l’horari laboral i s’ha de consultar a l'Oficina d’Afers Generals la forma de marcatge.
     

  Viatges:

  • Autorització de viatge (cal consultar el guió específic de viatges).
     

  Inscripció a congressos, reunions, etc:
   

  • Quan les quotes d’inscripció a un congrés siguin diferents en funció de la data en què es formalitza la inscripció, només s’abonarà la quota més econòmica, si no hi ha raons objectives i documentades que justifiquin el retard en la inscripció. S’ha d’adjuntar:

    • Full omplert d’inscripció.

      Propaganda del congrés on consti el preu de la inscripció. Si aquesta inclou allotjament o manutenció, omplir una autorització de viatge en la qual es renuncia a la part d’allotjament o manutenció inclosa en la inscripció.

      S’ha d’indicar el NIF per a congressos nacionals i el VAT en el cas de congressos de la U.E. S’ha d’adjuntar fotocòpia de l'alta de l'IAE (congressos nacionals) o bé l’acreditació de l’exempció i l'alta de proveïdor.

      Declaració jurada de que quan torni del congrés s’acreditarà la seva assistència.

    • Si ja s’ha tramitat el pagament, certificat de pagament original (justificant del banc o rebut del propi congrés) i fotocòpia del certificat d’assistència. En cas que el preu del rebut sigui en moneda estrangera, adjuntar fotocòpia del BOE amb el canvi de divises de la setmana del pagament.
       

  Despeses de representació:
   

  • A les despeses de restauració, a la memòria (model) que ha d’acompanyar la factura, s’ha d’incloure, a més de la justificació, el nom de cadascun dels comensals i la condició en virtut de la qual hi assisteixen. D’acord amb les mesures d’optimització de la UB, en aquest tipus de despesa, s’ha de tenir present el caràcter estricte de representació de la Institució.
     

  Pagament a personal extern:
  

  • Faig constar: Document pel qual el responsable declara que s’han prestat els serveis contractats.
    Aquest document s’ha de confeccionar immediatament després de la realització dels serveis i s’ha de presentar a l'Oficina d’Afers Generals (model 3).
    Tots aquells professors dels cursos que treballin per primera vegada amb la Universitat, hauran de presentar fotocòpia del seu DNI o NIE o passaport i fitxa d’alta de proveïdor (model 6) . Si cal fer el pagament per transferència a l'estranger, a un país de la Unió Europea, s'ha de presentar el (model 6B) per a no residents.
    
  • Declaració jurada de no incompatibilitat: Aquest document l'ha de signar la persona que col·labora amb la Universitat (s'ha de deixar en blanc la data de l'acceptació) (model 3B)

 

* Trobareu el segell SICUB a la secretaria del vostre departament.

Tramitació de viatges
En tots els casos, els viatges i estancies que es contractin a càrrec dels pressupostos de la Universitat de Barcelona hauran de tramitarse obligatoriament per alguna de les seves agències homologades. Aquestes agències són:

• La persona que gestiona el viatge parla amb alguna de les agències establertes per concretar les dades del viatge (dia, hora, mitjà de transport, allotjament, import).

• Amb antelació suficient al desplaçament es lliura l’imprès d’autorització de viatge (indicant sota el núm. de l'Autorització de viatge, el nom de l'empresa amb la que contracteu el servei) a l'Oficina d’Afers Generals per a la seva confirmació a l’agència.

Quan la tramitació del viatge es faci per altres mitjans, cal aportar la documentació següent per a la tramitació del pagament:

• Imprès d’autorització de viatge a nom de la persona que realitza el desplaçament. Aquest imprès l'heu de demanar atès que està numerat i és autocopiatiu). En el cas de persones amb nacionalitat estrangera: fotocòpia del passaport.  Per a professors espanyols adjuntar fotocòpia del DNI o NIF (si es tracta de professors externs a la Universitat que cobrin per primera vegada) i fitxa d’alta de proveïdor (model 6).
  
   

  Viatge:

  • Bitllets originals o factura original (avió, vaixell, tren). Cal aplicar el canvi, d’acord amb la taula oficial del Banc d’Espanya publicada al BOE de la setmana en què es realitzi el viatge, als bitllets abonats amb moneda estrangera.

  • Desplaçament en cotxe. Cal anotar la matrícula del cotxe en l’Imprès d’autorització de viatge (es calcula a 0,19 €/quilòmetre, BOE 3-12-2005). Segons les mesures d’optimització de la UB als trajectes coberts per línia aèria, l’import abonat en concepte de quilometratge per utilització de vehicle propi més peatges no podrà ser superior a l’import d’un bitllet d’avió.
     

  Allotjament:

  • Factura original de l’hotel. Les tarifes de l’hotel han de respectar els límits establerts oficialment al BOE de 3-12-2005 per a dietes a Espanya i al BOE de 30-5-2002 per a l’estranger.
    Només s’abonaran les despeses corresponents a allotjament i desdejuni, sempre que la suma d’ambdós conceptes no superi la tarifa del BOE.
     

• Manutenció:

  • S’ha de calcular segons les tarifes oficials. En cas de no presentar bitllet tancat caldrà una declaració de l’interessat on s’expressin els dies i hores d’arribada i sortida.